Day３４．相手に〆切を守ってもらう方法

～相手に〆切を守ってもらう方法～
 
スケジュールの管理。

これって自分の都合だけでは
調整できない場合がありますよね。

相手に仕事を依頼して、
相手の都合に合わせて
自分のスケジュールを
決めざるを得ない場合もたくさんありますもんね。

相手が必ずスケジュール通りに
仕事をこなしてくれるならば
そんなに大変なことではないかもしれません。

でも、スケジュール通りに
仕事をこなしてくれる人ばかりではありませんよね。

むしろ、こなしてくれない人の方が
多いのではないでしょうか。

いざ〆切日になり、
相手に連絡を入れてみると、

「今日中だよね？
　他の案件で追われててさ。
　もうすぐ終わるから。あと２～３時間待って。」

と言ってもらえるならまだしも、

「今日中って言ってたから
　これから手をつけるんだ。今日何時までいる？」

なんて言われてしまうこともしばしば･･･。

これが終業時間近くだと、
もはや 『待つだけ残業』 が確定。

うつ病の中、何とかこなした仕事の後。

どっと疲れが出てしまいますよね。
明日の分の仕事に手をつける余裕もありません。

こうならないために。

相手に仕事を依頼する時には、
〆切日だけでなく、
『〆切時間』 まで設定しましょう。

時間まで設定しておかないと、
優しいあなたの頼んだ仕事は、
どんどんどんどん先送りにされてしまいます。

催促が来て、
初めて手をつけてもらうような
状態になってしまうのです。

相手も、時間まで設定すると
遅れた場合の言い訳がなかなかできません。

だから、
日にちだけ設定した場合とくらべて、
〆切りを守ってもらえる可能性が格段にあがります。

さらに、
こちらから時間を設定する場合は、
相手に必ず理由を説明しましょう。

「その時間の直後に、外出してしまうので。」
 
「その時間の直後に、上司と会議に入るので。」
 
「その時間の直後に、お客様に見せる約束をしているので。」
 
「その日は、病院の予約で定時で変える必要があるため。」

こんな風に、
その時間でなくては困る理由を
ていねいに説明しましょう。

こうすることで、
相手も〆切り時間を守る意識を持ってくれます。

もし遅れてしまった場合も、
不思議なもので、今までのように、
あなたの仕事なんだから
待ってもらうのが当たり前という雰囲気にはなりません。

催促の連絡を入れても、

「本当に申し訳ない。
　今やってるところなんだ。
　何とか２～３時間延ばせないでしょうか。」

とていねいに頼まれることになります。

当然、何回もこれを繰り返すと
相手も悪い気がしてくるようになり、
あなたの仕事を
スケジュール通りにこなすようになってきてくれるでしょう。

誰だって、“借り” ばかり作るのは、
居心地の悪いものです。

また、事前に、

「どうしもて間に合いそうにないので、
　あと１日〆切りを延ばしてもらえませんか？」

と、相手から連絡がくるようになります。

これ、スケジュール管理の上で、
とても大事ですよね。

もちろん、延期する場合も、
しっかり時間まで設定しましょう。

予定が狂ってしまうのは、
とても大きなストレスになります。

待ち続けることも、
精神的に負担が大きいものですよね。

相手に依頼した仕事と
自分のスケジュールを
上手に管理するためには、
〆切日だけでなく、〆切り時間まで設定しましょう。

この方法は、
相手からのデータや素材を待って
自分の仕事を進める時にもとても有効です。

いつまでにデータや素材がもらえるか、
時間までしっかりと設定しましょう。

その時間までにデータや素材が
もらえない場合はこちらの〆切日も
その分だけ延びることを事前に説明しておきましょう。

こうしておけば、
データや素材を受け取るための
無駄な待ち時間もなくすことができますよ。
 
●アクションプラン
・相手に仕事を頼む場合は、〆切り時間まで設定する。

・こちらから設定する場合は、なぜその時間でなくてはならないのか、しっかり説明する。
 
＜うつのまんま仕事をこなす技術＞
 Day３４.
『〆切の時間まで設定する』
 
  
＜局長 信夫克紀（しのぶ かつのり）著＞