報告書をスムーズに書く方法
うつのまんま仕事をこなす技術
うつ病を抱えたまま働く人のための仕事術を、1日1個身につけられるワークブック。
Day11.報告書をスムーズに書く方法
~報告書をスムーズに書く方法~
上司や総務に提出する書類。
経緯を説明する「報告書」や
決裁をあおぐための「稟議書」。
面倒くさいですよね~。
「うつ」の中、モウロウとした頭で
それらの書類の内容を考えること、
そして実際に文章としてまとめることは至難のワザ。
さらに、せっかく死力をふり絞って書いたところで。
あとでナンヤカンヤと質問攻めにあい、
下手をすると書き直しなんてこともしばしば。
そこで、モウロウとした頭でも
スラっと提出書類を書く方法と、
あとで質問されたり
やり直さなくてすむ書き方をお教えしちゃいます。
簡単なのでぜひマスターしてください。
まず、報告書の類って、
何から書き出したらいいかってことに迷いますよね。
そこで、報告書や稟議書は
まず「結論から書く」と決めてください。
稟議書を例にとってみると…、
「営業部員1名の増員をお願い致します」
というように、いきなり結論から書きます。
そして、その結論に対して
<なぜだろう?>
と自分に聞き、その答えを書き出して下さい。
答えが、
「新製品の訪問販売力を強化するため」
ということであれば、
その答えにさらに「なぜだろう?」と
聞いてまた書き出してください。
「新製品は利益率が高いため力を入れたい」
なぜだろう?
「上半期の利益が減ったのを下半期で補うため」
なぜだろう?
「訪問販売に充てる時間と人員が不足しているため」
なぜだろう?
「全員が営業事務を兼任しているため」
そして、最後に<要するに?>と
自分に聞いて、その答を書きましょう。
「経理部から異動してきた田中を営業事務の専任にしたい。
そして、新採用の人員を訪問販売の専任にして、販売力強化と効率化を同時に達成したい。」
これで書類に書く内容が揃いました。
あとは、上から順番につなげて
提出書類風に「清書」するだけです。
書類の書き出しを、
結論に至った理由から書いてしまうと、
提出された側は
「また勝手な事を考えて」
と、言い訳を読むつもりで身構えてしまいます。
だから、まず「結論」を書き、
そのあとに「理由」をこれでもかこれでもかと書くのです。
どんな口うるさい上司や決裁者が相手でも。
5~6回なぜだろうを
繰り返した内容を書いておけば、
少なくとも質問攻めと書き直しは、
避けることができます。
そして、
文章を書こうと気負わなくても、
機械的に内容を決めることができますし、
書き漏らしはないかと神経をすり減らすこともありません。
提出された側も余計な質問をせず、
正当な判断をくだしてくれるはずです。
報告や主張が
認めてもらえるかどうかは、
結局、内容次第ということですが・・・(笑)
●アクションプラン
・作成する報告書を決める。
・メモ用紙を用意し、まず「結論」を書く。
・「結論」に対し、5~6回「なぜだろう?」と自分に問いながら答を書き出す。
・最後に「要するに?」と聞いて答えを書き出す。
・それらを順につなげて文章にしながら、書類に清書していく。
※まずは日報など短めの文章で練習してみましょう!
<うつのまんま仕事をこなす技術>
Day11.
『報告書は、なぜだろう?で書き進める』
<局長 信夫克紀(しのぶ かつのり)著>
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